Ile czasu pracodawca musi przechowywać dokumenty?

Na początku 2019 roku weszło w życie wiele zmian w polskim prawie pracy. Dotyczą przykładowo skrócenia okresów przechowywania akt osobowych i związanych z tym obowiązków pracodawców.

Zgodnie z wcześniejszymi przepisami pracodawcy byli zobowiązani do prowadzenia ewidencji kadrowej przez 50 lat po ustaniu zatrudnienia. Od 1 stycznia 2019 roku okres ten będzie krótszy i wyniesie 10 lat. Jednak istnieją wyjątki, 10-letni okres przechowywania może być dłuższy. Jest to przykładowo przypadku, kiedy akta osobowe są lub mogą stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną w tym postępowaniu lub otrzymał informację o wszczęciu postępowania. Ponadto przepisy szczególne mogą przewidywać dłuższe okresy przechowywania przykładowo jeżeli pracodawca prowadzi działalność w branży górniczej. Ważne będzie także odpowiednie zniszczenie dokumentów pracowniczych po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Zgodnie z nowymi przepisami pracownik może odebrać dotyczące go dokumenty kadrowe od poprzedniego pracodawcy po upływie okresu zatrzymania.

Obowiązek informowania przez pracodawcę odpowiada temu prawu pracownika.

Pracodawca musi poinformować pracownika o następujących informacjach, w tym o numerze referencyjnym okres przechowywania dokumentacji u pracodawcy. Pracownik może odebrać dokumenty personalne do końca miesiąca kalendarzowego następującego po wygaśnięciu okresu przechowywania dokumentów osobowych. Pracodawca niszczy dokumentację, jeżeli pracownik nie odebrał jej w wyznaczonym terminie. Zniszczenie dokumentacji jest obowiązkiem pracodawcy! Jeżeli były pracownik nie odebrał w terminie swoich akt osobowych, pracodawca ma obowiązek ich zniszczenia w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu odbioru dokumentacji. Skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentów kadrowych dotyczy tylko pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Jeżeli jednak będziemy mieli jakieś wątpliwości związane z przepisami, z pomocą przyjdzie nam prawnik wrocław, który będzie wiedział jakie przepisy prawa będą stosowane w danej sytuacji.